Najnowsze rozwiązania w przedsiębiorstwach odnoszą się do obiegu dokumentów

in dokument, Elektronika, Faktura
Tradycją jest, że dużo firm stosuje standardowe dokumenty, faktury i inne istotne pisma. Tak było od zawsze i ciężko od niektórych wymagać, ażeby nagle się to zmieniło. Pomimo to istnieją duże zmiany w każdym obszarze i już dzisiaj możemy zauważyć, jak realizowane praktyki zarządzania dokumentami przynoszą rezultaty. Zamiast marnować wiele papieru, obciążać następne pomieszczenia papierami, a jednocześnie je gubić stosowane są najbardziej nowoczesne praktyki, gdzie elektroniczny obieg faktur z pewnością wiedzie prym. Niestety, jeszcze wiele podmiotów stosuje dawne metody, a to powoduje wiele kłopotów.
faktura
Autor: Steve Jurvetson
Źródło: http://www.flickr.com
W taki sposób, standardowy obieg faktur powoduje, iż dokumenty gubią się, ponieważ normalnie są archiwizowane w szufladzie albo są zbyt długo archiwizowane, a więc muszą kilka razy krążyć po firmie. To powinno ulec zmianie. Całe szczęście jest innowacyjna alternatywa – elektroniczny obieg faktur - polecam Efematic. Na szczęście jest sposób, ażeby zaradzić temu. Coraz więcej firm decyduje się dokładnie na wprowadzanie rozwiązań do skanów i elektronicznego obiegu faktur. Pozostaje pytanie, Jak to działa? Faktury, które przychodzą do firmy są układane i muszą zostać zeskanowane.

Nowoczesne oprogramowanie jest odpowiedzialne za odczytywanie danych z zeskanowanej faktury. Wykorzystywana technologia do tego celu to OCR, czyli Optical Character Recognition (|tak zwane, optyczne rozpoznawanie znaków) oraz ICR (Intelligent Character Recognition (czyli, inteligentne rozpoznawanie znaków). System odczytuje skan dokumentu oraz dane, umożliwiając także na ręczną
e-faktura
Autor: lab604
Źródło: http://www.flickr.com
poprawę informacji. Skuteczność działającego z automatu przetwarzania danych dokumentu faktury w pierwszej próbie jest w stanie przebić nawet dziewięćdziesiąt procent. Stan faktury łącznie z informacjami może zostać przekazany od razu do systemu finansowo-księgowego, na przykład jako faktura wstępnie zaksięgowana lub do cyfrowego obiegu. Co można zyskać stosując takie rozwiązanie? Najbardziej istotne są oszczędności.




Pierwsze oszczędności są możliwe w firmach otrzymujących od pięciu tysięcy faktur wzwyż rocznie. Taka zamiana obiegu papierowego na elektroniczny oferuje pożytek dla każdego działu uczestniczącym w tym procesie. Najistotniejsze sprawy to na pewno zmniejszenie czasu czy redukcja kosztów zarządzania fakturami.